Bedrijfsvoering

Inleiding

De ontwikkeling van de organisatie ligt grotendeels op koers.
Dit najaar hebben we PS geïnformeerd over de stand van zaken om te komen tot een toekomstbestendige organisatie. Hierin hebben we de lijnen uiteengezet waaraan we de komende periode werken: Doorontwikkeling organisatie, Toekomstbestendige bedrijfsvoering en Aantrekkelijk werkgeverschap. Met deze aanpak leggen we een stevig fundament voor de organisatie om te werken aan de inhoudelijke ambities van Brabant nu en in de toekomst. In de komende jaren zullen we hier invulling aan geven.

Het CIO-Office is inmiddels bemenst na vaststelling van het Beleidskader Data in mei 2020 en de Uitvoeringsagenda Digitale Transformatie wordt in 2021 opgeleverd. Op het gebied van ethiek hebben we in samenwerking met andere provincies belangrijke kaders opgesteld waarmee we onszelf kunnen toetsen. Hiervoor is de Gids Ethiek en Digitale Transformatie opgesteld.

 

Impact corona

Het afgelopen jaar heeft grotendeels in het teken gestaan van de corona-crisis. De crisis en daaruit volgende maatregelen hebben ook impact gehad op de uitvoering van onze werkzaamheden en voortgang van de programma’s. Het welzijn en de gezondheid van onze medewerkers en partners stond en staat voorop. Daarnaast is het in verband met onze maatschappelijke functie ook belangrijk dat we onze werkzaamheden kunnen blijven uitvoeren. We hebben alles in het werk gesteld om, binnen de omstandigheden, de gewenste kwaliteit te blijven bieden en medewerkers te ondersteunen met de benodigde (digitale) faciliteiten. Door de corona-crisis is verdere digitalisering en digitaal werken in een stroomversnelling gekomen waardoor bepaalde beoogde investeringen en updates naar voren zijn gehaald. De nieuwe manier van samenwerken tussen medewerkers, programma’s en met onze partners heeft een sterk digitaal karakter gekregen door de coronacrisis. Samenwerking en het optimaliseren hiervan heeft overwegend vanuit thuis plaatsgevonden, waarbij voor het beschikbaar stellen van (digitale) middelen, (digitale) kennis en vaardigheden om deze middelen te gebruiken extra inzet is gepleegd. Uit ons medewerkersonderzoek blijkt dat de ervaring met het thuiswerken voor onze medewerkers goed is geregeld, maar dat er een gemis is aan contact met collega’s. Het beschikbaar stellen van (digitale) middelen en de daarbij geleverde ondersteuning op afstand wordt met een hoge score van een 8,3 erg goed gewaardeerd.

 

Doorontwikkelen systemen die nieuwe manier van samenwerken ondersteunen

Kwaliteit (indicator)

G

Kwaliteit (toelichting)

Het Beleidskader Data (Datavisie 2020-2025) dat in mei 2020 door PS is vastgesteld is pas een half jaar van start en een eerste inventarisatie leert dat het begin goed is. De meeste programma’s zijn doordrongen van de kansen die moderne ICT en data bieden.
In 2020 is de samenwerking met onze nieuwe partner voor de ICT-basisinfrastructuur van start gegaan, op basis waarvan we de komende jaren de dienstverlening kunnen blijven ontwikkelen. Tevens hebben we een portaal beschikbaar gesteld om GEO-informatie extern te delen om onze programma’s en partners te faciliteren en ondersteunen bij beleidsvorming en -uitvoering.
Vanwege Corona heeft een versnelde uitrol van Microsoft Teams in gehele organisatie plaatsgevonden om (digitaal) samenwerken met collega`s te ondersteunen.

G

Het Beleidskader Data (Datavisie 2020-2025) dat in mei 2020 door PS is vastgesteld is pas een half jaar van start en een eerste inventarisatie leert dat het begin goed is. De meeste programma’s zijn doordrongen van de kansen die moderne ICT en data bieden.
In 2020 is de samenwerking met onze nieuwe partner voor de ICT-basisinfrastructuur van start gegaan, op basis waarvan we de komende jaren de dienstverlening kunnen blijven ontwikkelen. Tevens hebben we een portaal beschikbaar gesteld om GEO-informatie extern te delen om onze programma’s en partners te faciliteren en ondersteunen bij beleidsvorming en -uitvoering.
Vanwege Corona heeft een versnelde uitrol van Microsoft Teams in gehele organisatie plaatsgevonden om (digitaal) samenwerken met collega`s te ondersteunen.

Slim, snel en effectief samenwerken met partners

Kwaliteit (indicator)

G

Kwaliteit (toelichting)

Om slim, snel en effectief in te kunnen spelen op de veranderende omstandigheden om ons heen én de Brabantse belangen effectiever te kunnen behartigen in Den Haag en Brussel zijn onze public affairs, strategische evenementen en branding meer en beter op elkaar aangesloten. Dit krijgt zijn beslag in een strategische lobbyagenda met een concrete strategie voor de komende periode om Brabantse kansen te kunnen verzilveren.
In 2020 hebben we een onderzoek uitgevoerd naar die kennisinfrastructuur in Brabant met onder andere BrabantKennis, BrabantAdvies en PON/Telos. We bouwen op dit moment samen aan een meerjarige strategische kennisagenda voor een effectievere en slimmere samenwerking.

G

Om slim, snel en effectief in te kunnen spelen op de veranderende omstandigheden om ons heen én de Brabantse belangen effectiever te kunnen behartigen in Den Haag en Brussel zijn onze public affairs, strategische evenementen en branding meer en beter op elkaar aangesloten. Dit krijgt zijn beslag in een strategische lobbyagenda met een concrete strategie voor de komende periode om Brabantse kansen te kunnen verzilveren.
In 2020 hebben we een onderzoek uitgevoerd naar die kennisinfrastructuur in Brabant met onder andere BrabantKennis, BrabantAdvies en PON/Telos. We bouwen op dit moment samen aan een meerjarige strategische kennisagenda voor een effectievere en slimmere samenwerking.

Werken aan kwaliteit van de organisatie en medewerkers

Kwaliteit (indicator)

G

Kwaliteit (toelichting)

Op basis van de nieuwe set programma's zijn we in staat geweest om een strategische personeelsplanning toe te passen, waardoor opgave gestuurd werken verder is gebracht. Daarnaast zijn we gestart met de herijking van het strategisch personeelsbeleid, om voor nu, maar juist ook voor de toekomst, de juiste kwaliteit en kwantiteit aan personeelskracht in huis te hebben voor de opgaven waar we voor staan. We hebben daarbij oog voor de medewerkers en hebben voldoende instrumenten om hen zichzelf te laten ontwikkelen,

G

Op basis van de nieuwe set programma's zijn we in staat geweest om een strategische personeelsplanning toe te passen, waardoor opgave gestuurd werken verder is gebracht. Daarnaast zijn we gestart met de herijking van het strategisch personeelsbeleid, om voor nu, maar juist ook voor de toekomst, de juiste kwaliteit en kwantiteit aan personeelskracht in huis te hebben voor de opgaven waar we voor staan. We hebben daarbij oog voor de medewerkers en hebben voldoende instrumenten om hen zichzelf te laten ontwikkelen,

Wat gaan we daarvoor doen?

We voldoen aan nieuwe wetgeving en handelen rechtmatig

Kwaliteit (indicator)

G

Kwaliteit (toelichting)

Voor wat betreft Informatiebeveiliging voldoen we aan de van toepassing zijnde wet en regelgeving, het betreft hier de NEN/ISO 27001, NEN/ISO27002 en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
De Provincie Noord-Brabant heeft op 14 januari 2020 als eerste organisatie de certificering voor alle bovenstaande normen met een goed gevolg afgelegd. Deze certificering zal jaarlijks worden gecontroleerd door een erkende auditor.
We monitoren nauwgezet op onrechtmatigheden inkoop en trekken hier lessen uit. We blijven over 2020 binnen de goedkeuringstolerantie van de accountant.

G

Voor wat betreft Informatiebeveiliging voldoen we aan de van toepassing zijnde wet en regelgeving, het betreft hier de NEN/ISO 27001, NEN/ISO27002 en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
De Provincie Noord-Brabant heeft op 14 januari 2020 als eerste organisatie de certificering voor alle bovenstaande normen met een goed gevolg afgelegd. Deze certificering zal jaarlijks worden gecontroleerd door een erkende auditor.
We monitoren nauwgezet op onrechtmatigheden inkoop en trekken hier lessen uit. We blijven over 2020 binnen de goedkeuringstolerantie van de accountant.

Wat gaan we daarvoor doen?

Heeft het gekost wat het mocht kosten?

Capaciteitsbudget
De lasten voor salaris en inhuur zijn ruim € 1,3 miljoen (1,2%) lager uitgevallen dan het beschikbare capaciteitsbudget voor de uitvoering van de provinciale taken.
Daarnaast hebben € 1,9 miljoen ontvangen van onze partners voor aanvullend door onze programma’s uitgevoerde werkzaamheden voor derden. Deze inkomsten worden gepresenteerd onder de toerekening apparaatskosten van de betreffende (begroting)programma’s en komen dus niet tot uitdrukking in het organisatiekostenbudget.

Overige personeelskosten
Bij de overige personeelskosten is er sprake van een onderschrijding. Deze hangt met name samen door de lagere reis- en verblijfkosten als gevolg van de corona maatregelen. Daarnaast zijn om dezelfde reden ook de kosten voor representatie (activiteiten) lager uitgevallen.


Budget ‘overige bedrijfsvoeringskosten’
We hebben in 2020 aanvullende kosten gemaakt in verband met de versnelde uitrol van digitale middelen om digitaal (thuis) werken te faciliteren. Daarnaast hebben we updates en investeringen naar voren gehaald. Voor deze aanvullende kosten hebben we binnen de bedrijfsvoeringskosten in 2020 budget gereserveerd. Daar tegenover zijn ook diverse facilitaire kosten lager uitgevallen door de coronamaatregelen doordat er minder werkzaamheden in en aan het gebouw konden plaatsvinden. Per saldo hebben we hierdoor een onderschrijding van ruim € 2,8 miljoen op de overige bedrijfsvoeringskosten.


Financiële gevolgen Corona.
Toegelicht wordt wat de financiële impact is van Corona.
- Publiekscampagne corona: € 0,25 miljoen
- Digitaal vergaderen en faciliteren thuiswerken: € 0,4 miljoen

 

 

 

 

 

 

 

Bedragen x € 1.000 Begroting 2020 oorspronkelijk Begroting 2020 na wijzigingen Jaarrekening 2020 realisatie Verschil begroting - realisatie
Capaciteitsbudget 105.520 110.123 108.795 1.329
Budget overige personeelskosten 5.070 4.947 3.261 1.685
Budget overige bedrijfskosten 20.577 23.949 21.119 2.830
saldo van baten en lasten 131.167 139.019 133.175 5.844