1. Bedrijfsvoering

We werken aan een opgavegestuurde netwerkorganisatie die denkt en handelt vanuit de opgaven van Brabant, op basis van duidelijke rollen en toegevoegde waarde van de provincie als bestuurslaag tussen rijk en gemeenten, midden in de samenleving. Wij halen het beste uit onszelf én onze partners voor de toekomst van Brabant.

In 2019 hebben we stap naar nieuwe programma indeling voltooid van 52 naar 22, logische programma’s waarmee we beter kunnen inspelen op maatschappelijke vraagstukken in Brabant, in afstemming met onze omgeving. Met die nieuwe programma’s en een collectief van programmamanagers hebben we een belangrijke stap gezet naar die opgavegestuurde netwerkorganisatie. Daarnaast heeft deze nieuwe programma opzet ons in staat gesteld om flexibel mee te bewegen met de ambities van het nieuwe bestuur van Provinciale Staten en in te zetten op een efficiënte uitvoering van de doelen uit het bestuursakkoord.

Om de doelstelling in de organisatieontwikkeling te realiseren is in de vorige bestuursperiode het meerjarig traject ‘Beweging in de organisatie’ van start gegaan. Inmiddels zijn de werkzaamheden van dit programma geland in de reguliere (bedrijfsvoerings)programma’s. Daarbij hebben we geïnvesteerd in een betere samenhang tussen de programma’s met aandacht voor onderlinge afhankelijkheden en kansen op versterking door het programmeren en agenderen van doelen en ambities vanuit een gemeenschappelijke taal en overzichtelijke systematiek. Hierbij staat het realiseren van de opgaven voor Brabant centraal.

Opgavegestuurd werken in het netwerk

Ook in 2019 is ingezet op het ‘normaal maken’ van het vernieuwend samenwerken, projectmatig en resultaatgericht werken. Het thema ‘samenwerken’ is een doorlopende ontwikkeling en heeft specifiek aandacht gekregen binnen het Festival van de toekomst en de activiteiten vanuit de Brabantacademie.  Ook het management bleef aandacht schenken aan samenwerking en kennisdeling. In 2019 is gestart met de ontwikkeling van Sociaal Intranet, een gezamenlijk platform waardoor kennisdeling veel eenvoudiger wordt. Dit zal in 2020 geïmplementeerd worden

Professionals met ruimte

De resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO 2018) hebben laten zien dat de organisatie een goede werkgever is die boven het gemiddelde van onze branche scoort. Met name de ‘ontwikkelkansen’ en ‘trots zijn op de organisatie’ scoorden hoog. Ook in 2019 waren er voldoende loopbaanmogelijkheden en mobiliteit binnen de organisatie, waarbij er wederom voldoende verfrissing door nieuwe instroom was.
De verbeterpunten uit het MTO lagen op het gebied van samenwerken, meer kennisdeling en werkdruk verlagen. In 2019 is door management en directie extra aandacht gegeven aan de verbeterthema’s. Ten behoeve van vitaliteit en duurzame inzetbaarheid is in 2019 planmatig gewerkt aan de verbeterpunten en zijn o.a. een gezondheidscheck uitgevoerd en zijn gerichte trainingen uitgevoerd. De participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt blijft ruim op orde ten opzichte van de streefwaarde.

In 2019 is opnieuw geïnvesteerd in Strategische personeelsplanning (SPP). Op basis van de behoefte op lange termijn en de nieuwe programma ’s is bij de opdrachtformulering voor 2020 ook de personeelsbehoefte voor meerdere jaren in kaart gebracht. De lange termijn behoefte zal ieder jaar worden herijkt bij de opdrachtformulering. Verdere inrichting van SPP in systemen heeft bewust nog niet plaatsgevonden. De verdere verankering en versteviging van SPP wordt in 2020 opnieuw geagendeerd.

Netwerkrelaties binnen Brabant zijn verder verstevigd, door samenwerkingsrelaties uit te bouwen (in platforms) en transparantie t.a.v. gezamenlijke opdrachten binnen de provincies.
Er is onderzoek verricht voor meer eenduidige en heldere afspraken ten aanzien van uitwisseling.

In 2019 is de implementatie van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) succesvol en innovatief voorbereid. Alle medewerkers zijn tijdig geïnformeerd en betrokken, waardoor de overgang soepel is verlopen en medewerkers bewuster zijn van de effecten van de wet. Onze innovatieve aanpak is als voorbeeld genoemd bij VNG en IPO.

Een organisatie die optimaal ondersteunt
In 2019 hebben we veel voorbereidend werk verricht rond de bemensing, inrichting en processen en in de ondersteuning van de keuzes om tot een nieuwe set van programma’s te komen. Daarmee hebben we de basis gelegd om in 2020 voortvarend aan de slag te gaan met onze opgaven en ambities.
Het op vernieuwende wijze samenwerken met buiten vraagt een andere ondersteuning vanuit de organisatie en daarmee om het continu investeren in processen en instrumenten (zoals software, hardware en regelgeving). In 2019 hebben we de migratie van administratiesysteem SAP afgerond. Daarmee hebben we de basis gelegd voor verdere verbetering. De aanbesteding van de sourcing ICT-basisinfrastructuur hebben we in 2019 afgerond en de samenwerking met de nieuwe partner is op 1 december van start gegaan.
De datavisie is als richtinggevend kader door de Chief Information Officer (CIO) uitgewerkt en wordt in het voorjaar van 2020 aan Provinciale Staten voorgelegd. In de datavisie worden de externe ontwikkelingen met onze interne doelstellingen verbonden en bouwt voort op de nota Digitalisering die in juni 2018 is vastgesteld. In 2019 hebben we in het kader van ‘Fit for Future’ (vanuit nota Digitalisering) de werkzaamheden gecontinueerd op het gebied van veiligheid en gegevensbescherming, E-dienstverlening, datamanagement en digitaal werken om de knelpunten van morgen te voorkomen.

Het organisatiekostenbudget (OKB) is het budget dat beschikbaar is om personele capaciteit te betalen en om de provinciale organisatie te laten functioneren. In 2019 hebben we onze taken binnen het beschikbare budget uitgevoerd en de efficiencytaakstelling uit het bestuursakkoord is gerealiseerd.

 

 

Beleidsnota / Prestatie met indicatoren	Is de prestatie in 2019 gerealiseerd?
Beweging in en verfrissing van de organisatie bewerkstelligen
Instroom, doorstroom binnen de provinciale organisatie en uitstroom. (Streefwaarde 20%)	Gerealiseerd
Minimaal gelijkblijvende gemiddelde leeftijd. Streefwaarde gemiddelde leeftijd (Streefwaarde gemiddelde leeftijd < 49,6)	Gerealiseerd
Flexibiliteit: De verhouding vast/flexibel personeel heeft een verhouding van 85/15 (Streefwaarde 15% flexibele inzet)	Niet gerealiseerd. De flexibele inzet is met 14,1% beperkt lager dan de streefwaarde.
De organisatie heeft minimaal …. leer-, werk- en participatiebanen  (Streefwaarde 29 fte)	Gerealiseerd
In 2019 gaan we verder met het lean (slim en efficiënt) organiseren van de bedrijfsvoering processen. (Oorsponkelijke streefwaarde 75% van de processen wordt geraakt door leanactiviteiten, bij bestuursrapportage bijgesteld naar 60%)	Gerealiseerd
Tijdige afhandeling subsidies (Streefwaarde > 95%)	Niet gerealiseerd (93%). We leggen de prioriteit bij de afhandeling van subsidieaanvragen, zodat onze subsidieaanvragers tijdig duidelijkheid hebben en hun projecten kunnen starten. Het percentage van afhandeling van nieuwe subsidieaanvragen voldoet wel aan deze doelstelling (95,4%), echter het percentage afhandeling van de overige subsidiestukken blijft daaronder (90,5%).
Tijdige afhandeling facturen (Oorspronkelijke streefwaarde > 95%, bij bestuursrapportage bijgesteld naar 93%)	Gerealiseerd

 

Bedrijfsvoering (bedragen x € 1.000)	Begr.oorspr	Begr.na wijz.	Realisatie	Verschil
Capaciteitsbudget	93.348	104.838	107.488	-2.651
Budget overige personeelskosten	4.314	4.629	4.480	148
Budget overige bedrijfsvoeringskosten	19.597	20.508	18.149	2.359
Vitale organisatie	500	500	474	26
Saldo van lasten en baten	117.760	130.475	130.592	-117

Afwijking t.o.v. begroting na wijziging

Capaciteitsbudget
Per saldo is er een overschrijding van het capaciteitsbudget van € 1,2 miljoen die wordt gedekt door de onderschrijding bij de overige bedrijfsvoeringskosten.
De lasten voor salaris en inhuur zijn € 2,6 miljoen hoger dan het capaciteitsbudget voor de uitvoering van de provinciale taken. Daarnaast hebben we van onze partners € 1,4 miljoen aan inkomsten ontvangen voor de door onze programma’s aanvullend uitgevoerde werkzaamheden voor derden. Deze inkomsten worden gepresenteerd onder de toerekening apparaatskosten van de betreffende (begroting)programma’s en komen dus niet tot uitdrukking in het organisatiekostenbudget. Deze aanvullende inkomsten dekken de overschrijding op het organisatiekostenbudget.

Overige personeelskosten
Voor de overige personeelskosten is sprake van een beperkte onderschrijding.

Overige bedrijfsvoeringskosten
In verband met de taakstelling op het organisatiekostenbudget hebben we scherp gestuurd op de bedrijfsvoeringskosten. Hierdoor zijn er diverse kleinere onderschrijdingen, onder andere bij de budgetten voor communicatie en juridische zaken. Daarnaast is er een onderschrijding van circa € 0,5 miljoen doordat de afschrijvingen op het provinciehuis en ICT lager zijn dan geraamd.

 

Toelichting Investeringen (bedragen x € 1.000)

	Begr.2019	Realisatie 2019	Verschil
Provinciehuis	378	143	236
ICT en Automatisering	2.550	2.291	259
Totaal	2.928	2.434	494

Toelichting investeringen

Provinciehuis
De projecten in verband met de afronding van Huis van Brabant worden indien mogelijk gecombineerd met de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden. De werkzaamheden lopen daardoor door naar 2020.

ICT en automatisering
De vervanging van de ICT-werkplekken heeft in de laatste maanden van 2019 en eerste maanden van 2020 plaats gevonden. Een deel van de in 2019 geplande investeringen zal in 2020 worden gerealiseerd.