Privacy statement
Privacyverklaring provincie Noord-Brabant
------
De provincie Noord Brabant hecht aan privacy. Zij werkt nauw samen met overheden, burgers, bedrijven en andere instellingen, en zal daarbij zorgdragen voor een betrouwbare en zorgvuldige bescherming van de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.
Zij geeft dit vorm door in haar handelen en uitingen zowel intern als extern uit te gaan van de kernwaarden betrouwbaar, transparant, zorgvuldig en veilig.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Veel verwerkingen van persoonsgegevens die door de provincie Noord-Brabant worden gedaan komen voort uit wettelijke en bestuurlijke taken die bij de provincie zijn belegd en wettelijke verplichtingen waaraan de provincie moet voldoen. Daarnaast heeft de provincie een belangrijke rol als gebiedsregisseur. Vanuit deze verbindende rol initieert, stimuleert, faciliteert en neemt zij zelf deel aan samenwerkingsverbanden. Binnen samenwerkingsverbanden worden persoonsgegevens alleen met andere partijen gedeeld, als daar een grondslag voor is. Goede invulling van de rol van gebiedsregisseur vraagt ook om goed relatiemanagement. Persoonsgegevens die door de provincie worden verwerkt ten behoeve van het onderhouden van relaties, worden uitsluitend verwerkt indien betrokkenen schriftelijke toestemming hebben verleend.
De provincie verwerkt ook persoonsgegevens ten behoeve van haar interne bedrijfsvoering en beveiliging. Zo voert de provincie een personeelsadministratie en voor de beveiliging van het provinciehuis wordt gebruik gemaakt van cameratoezicht.
De provincie gebruikt persoonsgegevens alleen voor de verwerkingen waarvoor ze bedoeld zijn. Gegevens worden niet verwerkt voor andere doeleinden. Daarnaast worden alleen de persoonsgegevens verwerkt die strikt noodzakelijk zijn voor de verwerking.
Hoe gaan wij met deze persoonsgegevens om?
De provincie draagt er zorg voor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor functionarissen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.
Verwerkingen door derden
Bij de uitvoering van haar taken kan de provincie gebruik maken van diensten van derden. Dit kan zijn door externe krachten die de provincie ondersteunen bij het uitvoeren van haar taken, externe partijen waaraan de provincie taken (deels) heeft uitbesteed, of in samenwerkingsverbanden waarbinnen taken in samenwerking met andere partijen worden opgepakt. Daarnaast maakt de provincie voor haar informatievoorziening in bepaalde gevallen gebruik van onlinediensten zoals clouddiensten en SaaS-oplossingen.
De provincie gaat zorgvuldig te werk bij de selectie van (uitvoerende) partners. Met het oog op privacy laat de provincie derden een verwerkingsovereenkomst ondertekenen. Met het ondertekenen van deze overeenkomst conformeren zij zich bij de uitvoering van hun taken aan de bepalingen uit de AVG. Bij de selectie van onlinediensten die worden gebruikt voor de verwerkingen van persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens, wordt er een security-/privacy scan uitgevoerd.
Opslag van gegevens
Voor de opslag van gegevens maakt de provincie alleen gebruik van de daarvoor bestemde systemen. Persoonsgegevens worden na afronding van de verwerking verwijderd. Voor bepaalde soorten gegevens dient de provincie vanuit de Archiefwet te voldoen aan bewaartermijnen. De gegevens zullen in dat geval na het verstrijken van de bewaartermijn worden verwijderd.
Uw rechten
Vanuit de wet (AVG) heeft u als betrokkene een aantal rechten ten opzichte van de provincie Noord-Brabant als het gaat om de verwerking van uw gegevens.
- U heeft recht op inzage van de gegevens die de provincie van u verwerkt.
- U heeft recht op informatie over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt.
- U heeft recht op correctie of aanvulling van uw gegevens.
- U heeft het recht de provincie te verzoeken uw gegevens te verwijderen indien de provincie Noord-Brabant geen legitieme reden heeft de gegevens langer te verwerken.
- U heeft het recht om minder gegevens te laten verwerken.
- U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
- U heeft het recht de provincie te verzoeken uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm aan u over te dragen.
- U kunt bezwaar maken tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profiling.
Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u bij de provincie een verzoek indienen. De provincie behandelt uw verzoek binnen 4 weken. Daarnaast kunt u een klacht indienen indien u ontevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
Heeft u een klacht over de wijze waarop de provincie Noord-Brabant omgaat met de afhandeling van uw verzoek of klacht, dan kunt u daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat doen we om uw gegevens te beschermen?
Binnen onze informatievoorziening speelt informatiebeveiliging een belangrijke rol. Periodiek laten wij een externe audit uitvoeren op de beveiliging van onze ICT-omgeving en ICT–systemen. Daarnaast maken wij onze medewerkers bewust van risico’s die samengaan met het verwerken van informatie en persoonsgegevens in het bijzonder. Dit doen wij onder andere met bewustwordingscampagnes, verplichte e-learnings en aandacht voor informatiebeveiliging en privacy tijdens bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers.
Vragen en contact
Als u vragen of opmerkingen heeft over dit privacy statement of over de wijze waarop de provincie Noord-Brabant omgaat met privacy en het verwerken van persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de provincie. De provincie streeft naar een persoonlijke en snelle afhandeling van vragen en opmerkingen. U kunt op de volgende manieren contact opnemen:
- Door te mailen naar dataprivacy@brabant.nl.
- Schriftelijk door uw vraag of opmerking te sturen naar:
Provincie Noord-Brabant
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 90151
5200 MC 's-Hertogenbosch
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 mei 2018.