Bedrijfsvoering

Inleiding

Bedrijfsvoering werkt aan een toekomstbestendige organisatie zoals beschreven in de organisatievisie: ‘Samen Brabant mooier maken’. In 2024 zijn grote stappen gezet op weg naar een nieuwe Organisatievisie, waarin een duidelijke koers wordt uitgezet: op weg naar een organisatie met een heldere sturing, ambtelijk vakmanschap, in control zijn op bedrijfsvoering en focus op meer en beter herkenbare resultaten ‘buiten’ voor de Brabander. De paragraaf bedrijfsvoering biedt inzicht in het beleid inzake bedrijfsvoering.

Om de uitvoering van de perspectiefnota te realiseren binnen deze complexe arbeidsmarkt besteden we extra aandacht aan onze arbeidsmarktcommunicatie en aan onze presentatie als aantrekkelijk werkgever. Daarbij maken we zichtbaar wat werken voor de provincie betekent. En geven we kandidaten de mogelijkheid kennis te maken met de organisatie voordat ze solliciteren. Het terugbrengen van ziekteverzuim kreeg onze bijzondere aandacht. Er werden met succes verschillende acties ingezet zoals aanscherping van de rollen en processen in de verzuimbegeleiding en betere afspraken met de Arbodienst. Voorts is in 2024 een nieuwe Organisatievisie vastgesteld, die begin 2025 is gepresenteerd. In die Organisatievisie is een duidelijke koers voor de komende jaren uitgezet.

In 2024 is een nieuwe uitvoeringsagenda Digitale Transformatie opgeleverd en vastgesteld. Er zijn stappen gezet op het vlak van het versterken van onze informatiebeveiliging. Daarnaast zijn we gestart met de uitvoering van een traject gericht op de verbetering van de sturing op en kwaliteit van onze data (data governance). Gezien de snelheid van de ontwikkelingen hebben we eind 2024 een eerste versie van het AI-beleid voor onze provinciale organisatie vastgesteld en gecommuniceerd.
Als afronding van de Transformatie IT zijn dit jaar al onze informatiesystemen en applicaties naar de Cloud gebracht en de netwerkschijven volledig uitgefaseerd. Hierdoor kunnen medewerkers samenwerken op een veilige manier in een nieuwe virtuele werkplek inclusief document opslag.

Om de organisatie verder in control te krijgen is een multi-project optimalisatie van de administratie gestart. In 2024 is de analysefase daarvoor afgerond. Tevens zijn enkele projecten met prioriteit opgepakt en afgerond, zoals rondom de rapportagevoorziening voor de Werkkostenregeling (WKR). Ter uitvoering van de verplichting tot actieve openbaarmaking is een (publicatie)platform ingericht waarmee de verplichte informatie openbaar kan worden gemaakt bij een afgehandeld Woo-verzoek.

Wat hebben we bereikt?

Organisatieontwikkeling

Kwaliteit (indicator)

Kwaliteit (toelichting)

In 2024 is een nieuwe Organisatievisie vastgesteld. Deze visie vormt een samenvatting van wat we als organisatie al doen en tegelijkertijd een bewuste koerswijziging om de organisatie verder te versterken en beter af te stemmen op de huidige uitdagingen. We zetten koers op weg naar een organisatie met een heldere sturing, ambtelijk vakmanschap, in control zijn op bedrijfsvoering en focus op meer en beter herkenbare resultaten ‘buiten’ voor de Brabander. Nu de nieuwe Organisatievisie is vastgesteld, is het zaak deze om te zetten in daden.

Aantrekkelijk werkgeverschap

Kwaliteit (indicator)

Kwaliteit (toelichting)

In 2024 heeft de focus gelegen op het uitwerken en implementeren van een nieuwe wervingsstrategie, in combinatie met een arbeidsmarktcampagne. Dit heeft geresulteerd in het vervullen van een groot aantal interne en externe vacatures. En in het aantrekken van 50 stagiairs voor de verschillende afdelingen, om zo ook een kweekvijver aan jong talent te interesseren voor de Provincie als werkgever. Ook werd er een talenttraject gestart, dat zittende medewerkers bewust maakt van hun talenten en ontwikkelmogelijkheden, om interne doorstroom te bevorderen.
Daarnaast was het terugbrengen van verzuim een belangrijk speerpunt. Vanuit een visie op duurzame inzetbaarheid is een aanpak ontwikkeld, die geleid heeft tot een aanzienlijke daling van het verzuim (het voortschrijdend gemiddelde daalde met 1,5% op jaarbasis).

Datagedreven werken, informatiebeheer en Digitale transformatie

Kwaliteit (indicator)

Kwaliteit (toelichting)

Data gedreven werken heeft een plek ingenomen in alle programma`s. In 2024 is het project Impuls aan Informatiebeheer succesvol beëindigd en is aandacht gegeven aan structurele inbedding van informatiebeheer in de lijn organisaties.

Wet open overheid

Kwaliteit (indicator)

Kwaliteit (toelichting)

In het kader van de Wet Open Overheid (Woo) hebben we eind 2024 de organisatie- en bereikbaarheidsgegevens per 1 november ontsloten voor het publiek via de landelijke Woo index. Vooruitlopend op de verplichting om onder andere de informatiecategorie Woo-besluiten openbaar te maken hebben we in december een eigen publicatieplatform geïntroduceerd. Hier worden de Woo-besluiten en Woo-verzoeken na 1 oktober actief openbaar gemaakt. Hiermee lopen we voor op de landelijke planning om informatiecategorieën verplicht openbaar te maken. Naast een goede uitvoering van de taken in het kader van de actieve openbaarmaking, hebben we in 2024 het aantal binnengekomen Woo-verzoeken nagenoeg gelijk kunnen houden aan het aantal dat is afgehandeld.

Rechtmatigheidsverantwoording

Kwaliteit (indicator)

Kwaliteit (toelichting)

In de jaarstukken heeft GS de rechtmatigheidsverantwoording over 2024 opgenomen. Het college van GS heeft vastgesteld dat de in deze jaarstukken verantwoorde baten en laten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door PS gestelde grens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. In de rechtmatigheidsverantwoording komen drie specifieke criteria tot uitdrukking: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De uitgangspunten voor de verantwoordings- en rapportagegrens zijn vastgelegd in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Noord-Brabant , paragraaf 3 Rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast hebben PS meegegeven dat ook individuele rechtmatigheidsfouten van € 500.000 of groter door GS moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording willen wij een aantal zaken toelichten:

• De rechtmatigheidsfouten betreffen met name begrotingsonrechtmatigheden. Het totaal aan begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 4,1 mln. Hiervan is conform artikel 3.1 lid 5 van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Noord-Brabant een bedrag van € 2,7 mln. als acceptabel aangemerkt. Na acceptabele onrechtmatigheden resteert € 1,4 mln. aan begrotingsonrechtmatigheden. Er is één begrotingsonrechtmatigheid die de rapporteringsgrens overschrijd. Dit betreft overschrijding van de lasten Programma 8 voor € 1,4 mln. Zie daarvoor de toelichting bij programma 8 Basisinfrastructuur m.b.t. onderhoudsbegroting wegen.
Er is sprake van een forse afname van de begrotingsonrechtmatigheden ten opzichte van 2023. Wij blijven ons inzetten om begrotingsonrechtmatigheden te beperken door sturing op het S&V proces en het in control zijn van de organisatie.
Daarnaast bestaan de rechtmatigheidsfouten uit fouten met betrekking tot het voorwaardencriterium voor € 0,9 mln. Dit betreffen inkoopfouten die het gevolg zijn van het niet volgen van de juiste procedure of afwijkingen t.o.v. het afgesloten (raam)contract of het niet toepassen van een minicompetitie. De aanbestedingsonrechtmatigheden betreffen:
- Doorlopende fouten die reeds voorgaand jaar zijn geconstateerd van € 0,26 mln. (2023: 0,65 mln.)
- Geconstateerde fouten waarvan de financiële beheershandeling dateert uit eerdere jaren van € 0,16 mln. (2023: € 0,24 mln.)
- Onrechtmatigheden als gevolg van financiële beheershandelingen in 2024 van € 0,48 mln. (2023: € 0,19 mln.)
Daarmee zijn de onrechtmatigheden in 2024 lager dan in 2023 (€ 1,1 mln.). De onrechtmatigheden ontstaan in 2024 zijn beperkt toegenomen. Dit werd met name veroorzaakt door het voortijdig bereiken van het plafondbedrag van enkele raamovereenkomsten. Door consultatie van het inkoopteam bij het aangaan van verplichtingen boven de € 25.000 zorgen we ervoor dat de juiste procedure wordt gevolgd.
Er zijn geen bevindingen met betrekking tot het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
Vanuit de koers uit de Organisatievisie zijn we gericht op het in control zijn van de bedrijfsvoering. In 2024 is dan ook ingezet op de bewustwording in de organisatie. Rechtmatigheid is vast onderdeel in de gesprekkencyclus tussen programmamanagers en directeuren. En onder meer via voortgangsrapportages worden directie en GS twee keer per jaar geïnformeerd over fouten en onduidelijkheden t.a.v. financiële transacties. Ook zijn adviseurs inkoop en subsidies voor budgetverantwoordelijken beschikbaar om te adviseren hoe om te gaan met complexere transacties. Hierdoor wordt beoogd zoveel mogelijk rechtmatigheidsfouten aan de voorkant te voorkomen.

Frauderisicobeheersing

Kwaliteit (indicator)

Kwaliteit (toelichting)

De uitwerking van het fraudeprotocol en –responsplan in een beleidsregel heeft wat vertraging opgelopen door de verdere opzet en inrichting van het centraal meldpunt. Er is inmiddels een Meldpunt Integriteit en Weerbaarheid ingericht bij het Kabinet van de Commissaris van de Koning, hierdoor kan het proces gefinaliseerd worden.

Indicatoren

Kwaliteit (indicator)

Kwaliteit (toelichting)

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Heeft het gekost wat het mocht kosten?

Excel-tabel


Bedrijfsvoering	Begroting 2024	Begroting 2024	Jaarrekening 2024	Verschil begr. na wijz.
Bedragen x € 1.000	primitief	na wijziging	realisatie	- realisatie
Capaciteitsbudget	120.406 N	162.902 N	153.263 N	9.640 V
Budget 'overige personeelskosten'	4.570 N	6.556 N	4.952 N	1.603 V
Budget 'overige bedrijfsvoeringskosten'	26.345 N	34.374 N	29.991 N	4.382 V
Saldo van baten en lasten	151.320 N	203.832 N	188.206 N	15.625 V
Bijdragen personeelskosten 'Werken voor derden' onder programma's gepresenteerd	0	0	5.882 V	5.882 V
Saldo Organisatiekostenbudget met inkomsten 'Werken voor derden'	151.320 N	203.832 N	182.325 N	21.507 V

Toelichting verschil begroting – realisatie

Excel-tabel

90. Bedrijfsvoering	15.625 V
Capaciteitsbudget	9.640 V
De lasten voor salarissen en inhuur zijn € 9,6 mln. lager uitgevallen dan het beschikbare capaciteitsbudget voor de uitvoering van de provinciale taken. Ten opzichte van 2023 is er sprake van een afname van het ziekteverzuim, wat ook leidt tot minder inzet van inhuur of vervangend personeel om het werk gedaan te krijgen. Bij invulling van vacatures is ingezet op het werven van personeel in loondienst. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt heeft dat er toe geleid dat de invulling van de vacatures langer duurde dan waar vanuit was gegaan. In combinatie met de invulling van vacatures voor de uitvoering van taken uit de uitvoeringsprogramma's, heeft dat geleid tot lagere kosten dan begroot.
Daarnaast is door het Rijk aan het einde van het jaar € 3,6 mln. beschikbaar gesteld ten behoeve van capaciteitsinzet door middel van specifieke uitkeringen (SPUK's). Doordat deze rijksmiddelen aan het einde van het jaar beschikbaar zijn gesteld, heeft dat doorgaans niet meer geleid tot extra inzet.

Budget 'overige personeelskosten'	1.603 V
Bij de overige personeelskosten is er sprake van een onderschrijding van € 1,6 mln. Dit hangt samen met de lagere personele inzet dan begroot. Met name door lagere reis- en verblijfkosten en uitgaven voor opleidingen in 2024.

Budget 'overige bedrijfsvoeringskosten'	4.382 V
Kosten van enkele projecten zijn lager uitgevallen dan begroot doordat de betreffende projecten niet volledig konden worden gerealiseerd, zoals bij de digitalisering van archieven waar de oplevering van de scans door de leverancier langer duurde dan gepland. Bij energie en ICT was sprake van kostenstijgingen, deze zijn in 2024 opgevangen binnen de totale bedrijfsvoeringslasten. Per saldo hebben we daarmee een onderschrijding van bijna € 4,4 mln. op de overige bedrijfsvoeringskosten.

Investeringen

Excel-tabel

Investeringen	Begroting 2024	Begroting 2024	Jaarrekening 2024	Verschil begr. na wijz.
Bedragen x € 1.000	primitief	na wijziging	realisatie	- realisatie
Doorontwikkeling HvB	0	59 N	0	59 V
Verduurzaming Nieuwbouw	1.140 N	0	95 N	95 N
ICT en Automatisering	450 N	2.250 N	1.322 N	928 V
Subtotaal	1.590 N	2.309 N	1.417 N	893 V