Bedrijfsvoering

Het jaar 2022 was voor de ontwikkeling van de interne organisatie en bedrijfsvoering van de Provincie Noord-Brabant een jaar van grote ambities en grote uitdagingen. Veel gaat goed: het merendeel van de langetermijndoelstellingen staat op groen, de activiteiten hebben bijgedragen aan de ontwikkeling als opgavegestuurde netwerkorganisatie en we zijn binnen onze begroting gebleven. Toch zijn er ook zaken die de aandacht blijven vragen: de digitale transformatie heeft meer tijd nodig, uit het Medewerkers Onderzoek blijkt dat ziekteverzuim een knelpunt blijft. Daarnaast is naar voren gekomen dat de ervaren werkdruk een aandachtspunt is.

De organisatie investeert in een toekomstbestendige bedrijfsvoering, waarbij in 2022 blijvend is ingezet op het anders werken, ontmoeten en reizen (AWOR), en het aanpassen van werkprocessen en beleid om dit te faciliteren. Eind 2022 zijn de verduurzamings- en herinrichtingswerkzaamheden aan de kantoorverdiepingen en een deel van de vergaderverdiepingen van het Huis voor Brabant afgerond. Dit duurde langer dan verwacht. De medewerkers beoordelen de meeste aspecten van deze ontwikkelingen positief. In 2022 is ook hard aan de digitale transformatie gewerkt, al heeft afronding nog tijd nodig. Hybride en digitaal werken wordt omarmd, wat een goede basis biedt voor verdere ontwikkelingen. Het Datalab heeft zich in 2022 ontwikkeld tot de hub voor datagedreven werken waar programma's terecht kunnen bij datavraagstukken.

De doelstellingen die nog niet naar tevredenheid zijn behaald, blijven aandachtspunten in 2023. De doelstellingen die in 2022 zijn behaald, geven de stabiele basis die nodig is om ook in 2023 succesvol aan de Brabantse opgaven te kunnen werken.

Wij zijn ons bewust van het inherente risico van fraude dat de provincie, zowel intern als extern, loopt bij het uitvoeren van haar activiteiten. Beheersing van dit risico heeft ook in 2022 aandacht gekregen. Zo is er bijv. aandacht besteed aan frauderisicoanalyse.
We willen dat externe partijen erop kunnen vertrouwen dat de provincie betrouwbaar, eerlijk en zorgvuldig werkt. Daarom heeft de provincie o.m. gedragscodes opgesteld en wordt ingezet op verdere bevordering van integriteit en interne weerbaarheid. Nieuwe medewerkers overleggen een VOG, worden geïnformeerd over de gedragscodes en volgen de verplichte workshop ‘integriteit en weerbaarheid’ waarin de thema’s uit de gedragscodes centraal staan. Integriteit is ook onderdeel van het goede gesprek tussen medewerker en manager. Daarnaast is een vertrouwenspersoon ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld. Voorts zijn de gedragscodes voor PS en GS beschikbaar via onze website.
De (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en toegang heeft tot activa. Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat maatregelen worden doorbroken of het risico van samenspanning tussen medewerkers. We beogen dat naleving van beheersingsmaatregelen ertoe bijdraagt dat eventuele ‘override of controls’ tijdig wordt gesignaleerd.
De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Gezien de activiteiten van de provincie heeft informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy en daarmee samenhangende reputatie een hoge prioriteit.
Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de CISO en FG de kwaliteit en naleving van getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel via interne audits, als extern via een ISO 27001 en Baseline Informatiebeveiliging Overheid audit (BIO). Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.
Recent is er ook door de Zuidelijke Rekenkamer een onderzoek gedaan naar de volwassenheid van informatiebeveiliging bij de provincie, met als conclusie: “De rekenkamer concludeert dat de provincie Noord-Brabant in korte tijd grote stappen heeft gezet, waarbij informatieveiligheid daadwerkelijk naar een hoger niveau is getild. Voor het na te streven kader vanuit de rijksoverheid (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en interprovinciale afspraken (NEN-ISO 27001), is Noord-Brabant de eerste en enige provincie die hiervoor is gecertifieerd.”
Tot slot: Er zijn ons geen gevallen bekend waarin zich in 2022 eventueel interne of externe fraude heeft voorgedaan.