Bedrijfsvoering

Dit jaar is er actief ingezet op organisatieontwikkeling, met als doel de organisatievisie van papier te krijgen, de ambities te realiseren en de kernwaarden te verankeren in de organisatie. Om dat te realiseren zijn een aantal projecten met succes afgerond. De (multidisciplinaire) groep Kwartiermakers  volgde de uitrol van de organisatievisie. Door thema’s en onderwerpen bespreekbaar te maken met managers en medewerkers, zorgde deze groep voor activering van het gedachtengoed en verbinding tussen programma’s en teams.  

Daarnaast werd er een project afgerond rondom de positie van teamleiders, en de rol en positie van H-managers. Dit leidde tot verheldering de manier waarop we sturen binnen de programma’s.

Om uitvoeringskracht te versterken werden de teams van het programma SIA op logische wijze verdeeld over reeds bestaande programma’s (BBA, MK) en het CIO-office dat zich door ontwikkelt tot het nieuwe programma IED (Informatie & Data).  

In 2025 werd vol ingezet op het aantrekken van talent en expertise. Zo werd er breder, anders  en creatiever geworven, werd er een nieuwe ‘Werken voor Brabant’-site gelanceerd en implementeerden we een nieuw werving- en selectiesysteem. En werken we effectiever en sneller. Hierdoor kunnen we interne en externe kandidaten beter volgen en plaatsen op de vrijkomende vacatures. Externe kandidaten krijgen ook meer mogelijkheden om zich te oriënteren op de openstaande functies of het werken voor de provincie in het algemeen. Ook zetten we in op het ontwikkelen en behouden van talent. Alle medewerkers zijn in de gelegenheid gesteld een talentscan te doen om hun potentieel te verkennen, ruim 400 collega’s hebben hier gebruik van gemaakt. Sinds oktober is er een vernieuwd aanbod van leer- en ontwikkelmogelijkheden op gebied van Ambtelijk vakmanschap. Medewerkers worden ruim in de gelegenheid gesteld zich te professionaliseren en door te ontwikkelen. Daarnaast zijn we gestart met de ontwikkeling van een leiderschapsprogramma. Daarnaast werd organisatiebreed een Vitaliteitsscan en een Medewerkersonderzoek uitgezet. Dit biedt inzichten op niveau van de diverse programma’s hoe het staat met de vitaliteit van de medewerkers en hoe medewerkers het werkklimaat ervaren. 

Ieder programma is op zijn eigen manier bezig met het oppakken van Datagedreven Werken en heeft een roadmap opgesteld om de eigen richting en koers op dit vlak uit te zetten. Vanuit CIO office ondersteunen en adviseren we de programma`s bij de uitvoering ervan. Overall worden stappen gezet op het vlak van de digitale transformatie: in steeds meer beleidskaders en uitvoeringsagenda's staat wel iets over de betekenis van digitalisering voor het vraagstuk in kwestie. M.b.t. informatiebeheer zijn het opruimen van achtergebleven informatie op netwerkschijven en vernietiging getemporiseerd. 

Het programma Menselijk Kapitaal gebruikt stuurinformatie, op basis van analyse van data uit het systeem, om een PDCA cyclus uit te voeren op het gebied van verzuim. Het beleid wordt hiermee getoetst en waar nodig interventies ingezet.

In de jaarstukken heeft GS de rechtmatigheidsverantwoording over 2025 opgenomen. Het college van GS heeft vastgesteld dat de in deze jaarstukken verantwoorde baten en laten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door PS gestelde grens van 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. In de rechtmatigheidsverantwoording komen drie specifieke criteria tot uitdrukking: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De uitgangspunten voor de verantwoordings- en rapportagegrens zijn vastgelegd in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Noord-Brabant, paragraaf 3 Rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast hebben PS meegegeven dat ook individuele rechtmatigheidsfouten van € 500.000 of groter door GS moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording willen wij een aantal zaken toelichten:

·       De rechtmatigheidsfouten betreffen met name begrotingsonrechtmatigheden. Het totaal aan begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 11,8 mln. Hiervan is conform artikel 3.1 lid 5 van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Noord-Brabant een bedrag van € 9,8 mln. als acceptabel aangemerkt. Na acceptabele onrechtmatigheden resteert € 2,0 mln. aan begrotingsonrechtmatigheden. Er zijn twee begrotingsonrechtmatigheden die de rapporteringsgrens overschrijden. Dit betreft overschrijding van de lasten programma 1 voor € 0,7 mln. Dit betreft de dotatie voorziening APPA. In programma 2 worden de lasten met € 0,5 mln. overschreden door de opkoopregeling piekbelasters. Voor verdere toelichting op deze onderwerpen zie de toelichting in de betreffende programma’s.

Wij blijven ons inzetten om begrotingsonrechtmatigheden te beperken door sturing op het S&V proces en het in control zijn van de organisatie. Tegelijkertijd proberen we het voorspellende vermogen van de begroting te vergroten en hiermee realistisch te ramen

• Daarnaast bestaan de rechtmatigheidsfouten uit fouten met betrekking tot het voorwaardencriterium voor € 2,1 mln. Dit betreffen inkoopfouten die het gevolg zijn van het niet volgen van de juiste procedure of afwijkingen t.o.v. het afgesloten (raam)contract of het niet toepassen van een minicompetitie. De aanbestedingsonrechtmatigheden betreffen:
• • Doorlopende fouten die reeds voorgaand jaar zijn geconstateerd van € 1,25 mln.
  • Het grootste deel van de geconstateerde onrechtmatigheid is toe te schrijven aan de Europese aanbesteding voor de raamovereenkomsten voor de inhuur van juridische capaciteit. Deze overeenkomsten zijn overschreden als gevolg van een onjuiste raming bij de aanbesteding en een hogere uitnutting dan vooraf voorzien. Dit heeft geleid tot een onrechtmatigheid van €1,2mln.
  • Naar aanleiding hiervan zijn de bestaande overeenkomsten beëindigd en is via een nieuwe Europese aanbesteding een set nieuwe raamovereenkomsten afgesloten, gebaseerd op een realistischere raming. Daarnaast is de monitoring van de uitnutting aangescherpt om herhaling in de toekomst te voorkomen.
  • Geconstateerde fouten waarvan de financiële beheershandeling dateert uit eerdere jaren van € 0,33 mln.
  • Onrechtmatigheden als gevolg van financiële beheershandelingen in 2025 van € 0,55 mln.
• Er zijn geen bevindingen met betrekking tot het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
• Vanuit de koers uit de Organisatievisie zijn we gericht op het in control zijn van de bedrijfsvoering. In 2025 is dan ook ingezet op de bewustwording in de organisatie. Rechtmatigheid is vast onderdeel in de gesprekkencyclus tussen programmamanagers en directeuren. En onder meer via voortgangsrapportages worden directie en GS twee keer per jaar geïnformeerd over fouten en onduidelijkheden t.a.v. financiële transacties.

In 2025 is het nieuwe Meldpunt Integriteit en Weerbaarheid ingericht: één centraal loket voor situaties die raken aan de integriteit of weerbaarheid van de provincie. Daarmee verankeren we een zorgvuldige behandeling van meldingen binnen de organisatie. Door een centraal, onafhankelijk loket in te richten dragen we bij aan de meldingsbereidheid en aan regie op meldingen. Het Meldpunt Integriteit en Weerbaarheid brengt jaarlijks een eigen verslag uit over de aard en het aantal meldingen. Daarnaast hebben Gedeputeerde Staten de beleidsregel fraude vastgesteld, waarover Provinciale Staten in juni 2025 via een statenmededeling zijn geïnformeerd.

Met zowel de beleidsregel als de inrichting van het meldpunt is verdere invulling gegeven aan een samenhangend stelsel voor integriteit, weerbaarheid en fraudepreventie binnen de provincie. 

Naast de inrichting van het meldpunt is er doorlopend aandacht voor trainingen en workshops gericht op bewustwording rondom integriteit en weerbaarheid. Zo heeft het Festival van de Weerbaarheid plaatsgevonden om het bewustzijn binnen de organisatie te vergroten. Ook maken integriteit en weerbaarheid standaard onderdeel uit van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Daarnaast bevat de administratieve organisatie diverse maatregelen ter voorkoming van fraude, waaronder een toereikende functiescheiding en 4-ogen principe. In 2025 heeft een actualisatie van de frauderisico-analyse plaatsgevonden, welke met de accountant is gedeeld.

Met zowel de beleidsregel als de inrichting van het meldpunt is verdere invulling gegeven aan een samenhangend stelsel voor integriteit, weerbaarheid en fraudepreventie binnen de provincie. 

Naast de inrichting van het meldpunt is er doorlopend aandacht voor trainingen en workshops gericht op bewustwording rondom integriteit en weerbaarheid. Zo heeft het Festival van de Weerbaarheid plaatsgevonden om het bewustzijn binnen de organisatie te vergroten. Ook maken integriteit en weerbaarheid standaard onderdeel uit van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Daarnaast bevat de administratieve organisatie diverse maatregelen ter voorkoming van fraude, waaronder een toereikende functiescheiding en 4-ogen principe. In 2025 heeft een actualisatie van de frauderisico-analyse plaatsgevonden, welke met de accountant is gedeeld.