Openbaarheidsparagraaf Woo

De provincie Noord-Brabant wil een transparante en open overheid zijn voor haar inwoners.
De implementatie van de Wet open overheid (Woo) is een meerjarig proces en raakt aan werkprocessen, informatiesystemen, opleidingen en cultuur door de hele organisatie heen. In deze paragraaf wordt uiteengezet op welke wijze in 2023 invulling is gegeven aan de Woo.

Passieve openbaarmaking gaat over openbaarmaking op verzoek van het publiek (burgers, journalisten, bedrijven, belangengroeperingen). In 2023 zijn Woo-verzoeken ingediend over uiteenlopende onderwerpen. Voorbeelden daarvan zijn wolven, natuurdoelanalyses, stikstof, windparken, vakantieparken en de Amercentrale. De thema’s natuur en leefomgeving/ruimte hebben de meeste interesse van het publiek. Om een Woo-verzoek sneller en zorgvuldiger te kunnen afhandelen is gewerkt aan het kennisniveau van de medewerkers:

• Er zijn hulpmiddelen ontwikkeld (een gereedschapskist en een handboek) en aangeboden aan medewerkers.
• Er is een Woo-loket ingericht om het afhandelingsproces van Woo-verzoeken verder te professionaliseren. Vanuit dit loket worden Woo-behandelaars op weg worden geholpen of verwezen naar specialistisch juridisch advies.
• Eind 2023 is een training Woo aangeboden aan medewerkers die te maken hebben met de afhandeling van Woo-verzoeken. Dit om kennis te vergroten en te borgen in de programma’s.
• In 2023 is onderzoek gedaan naar een anonimiseringssoftware en ook aangeschaft, met als doel het Woo-afhandelproces beter te ondersteunen en sneller te laten verlopen.

Informatie over de Woo-verzoeken wordt gepubliceerd op Brabant.nl. In afwachting van een te realiseren publicatieplatform (zie onder Verplichte actieve openbaarmaking), zijn de geanonimiseerde Woo-besluiten zelf (inclusief de openbaar gemaakte documenten) in 2023 nog niet actief gepubliceerd.
In 2023 is de tijdelijke Woo-kwartiermaker opgevolgd door een vaste Woo-coördinator. Zij werkt samen met de Woo-contactfunctionaris, de juristen met specialisatie Woo en een administratief-juridisch medewerker aan begeleiding, advies en doorontwikkeling op het gebied van de Woo.

De Woo schrijft voor dat bepaalde informatiecategorieën (17 in totaal) de komende jaren verplicht openbaar gemaakt moeten worden. Voor de provincie Noord-Brabant gaat het om 13 categorieën.
Volgens de landelijke implementatiestrategie wordt per categorie een werkdefinitie vastgesteld op basis van consultatierondes. Die verplichting tot actieve openbaarmaking is nog niet in werking getreden en gebeurt gefaseerd op een later moment bij Koninklijk Besluit (KB). Vastgestelde werkdefinities dienen als input voor de KB’s. In 2023 zijn geen categorieën verplicht gesteld en heeft daarom vooral in het teken gestaan van voorbereidingen treffen en ervaringen opdoen.

Niet alle categorieën zullen in één keer verplicht worden gesteld. Welke categorieën als eerst verplicht worden gesteld is nog niet bekend. De datum is afhankelijk van het vaststellen van uniforme werkdefinities door het Ministerie van Binnenlandse Zaken, de opgedane ervaringen en het realiseren van een door de provincie gekozen publicatieplatform. Op dit moment is de verwachting dat categorieën 4, 5, 8, 11 en 14 als eerste verplicht worden gesteld.

In onderstaande tabel is per categorie aangegeven wat daarvan op dit moment al openbaar wordt gemaakt door de provincie, waar dat te vinden is en wat de status is van het landelijke implementatietraject.

 

Documenten zouden in eerste instantie via een directe aansluiting met het landelijke Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) actief openbaar worden gemaakt. De ontwikkeling van dit platform bleek te complex en hier werd begin 2023 mee gestopt. In plaats daarvan werd gewerkt aan een landelijke Woo-index waar alle bestuursorganen op moeten aansluiten. Dit had als gevolg dat de noodzaak zich aandiende om lokaal een publicatieplatform te realiseren. In 2023 zijn voorbereidingen getroffen voor de aanschaf hiervan. Er is een onderzoek gestart naar mogelijke oplossingen. Dat onderzoek is recent afgerond. Op termijn is alle openbaar te maken informatie van de provincie via het lokale publicatieplatform vindbaar en is er een aansluiting gerealiseerd met de landelijke Woo-index. De Woo-index is sinds juli 2023 online. De provincie Noord-Brabant heeft eerste ervaringen met de Woo-index opgedaan door deze te vullen met links naar reeds openbare informatie op brabant.nl.

Naast de verplichte categorieën is de overheid op grond van artikel 3.1 verplicht om zich in te spannen om zoveel mogelijk informatie actief openbaar te maken mits deze openbaarmaking een redelijk belang dient en dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is. De provincie heeft zich in 2023 ingespannen om meer openbaar te maken dan alleen de verplichte categorieën. Dat is zichtbaar in de hoeveelheid informatie die vanuit de verschillende programma’s via brabant.nl en andere portalen beschikbaar wordt gemaakt voor het publiek. In 2023 is brabant.nl op dit punt overzichtelijker gemaakt door een tabel op te nemen met het grote aanbod van reeds openbare informatie. Dit helpt de informatieverzoeker waardoor een Woo-verzoek mogelijk bij nader inzien niet nodig wordt geacht. De opzet van brabant.nl wordt in 2024 verder uitgewerkt met als doel een centrale ingang voor het publiek, via brabant.nl dan wel via de landelijke Woo-index.

Verbetering van de informatiehuishouding, en ook van het informatiebeheer en van de informatievoorziening heeft zich ook in 2023 doorgezet. Dit valt uiteen in meerdere deelterreinen, waaronder deze:

• Het project Impuls aan Informatiebeheer heeft in 2023 veel inzet en resultaten geleverd in de verdere volwassenwording van de informatiehuishouding van de provincie. Uitgangspunt hiervoor is het ontwikkelde Groeimodel Informatiebeheer dat richting geeft aan de doorontwikkeling.
• Tevens is onderzoek gedaan naar het verbeteren van zoekfunctionaliteiten (enterprise search), over de verschillende informatiesystemen heen, dat het zoeken en vinden van informatie makkelijker zal maken. Vervolgstappen worden momenteel in beeld gebracht.
• Voor speciale vormen van informatie, te denken aan e-mails, agenda's, sociale mediaberichten, berichtenverkeer en websites, is in 2023 gestart met de ontwikkeling van nieuw beleid, wat in 2024 zal worden vastgesteld. Dit beleid zal, samen met nog te maken handreikingen, de organisatie aanvullend helpen bij het beheer van informatie. De implementatie van het beleid vergt tijd en een zorgvuldigheid.
• Op gebied van communicatie, instructie, training en bewustwording is op vele fronten geïnvesteerd. Eén van de zaken op dit vlak is de ontwikkeling van The Game, waarbij wordt geleerd wat er komt kijken bij het behandelen van een Woo-verzoek. Dit spel is een vast onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers, maar daarnaast ook beschikbaar voor medewerkers die al langer in de organisatie werken. Een ander voorbeeld is de toolbox voor medewerkers die beschikbaar is gekomen in 2023.
• Ook op gebied van sturing en control zijn de nodige afspraken gemaakt: het onderwerp is een vast onderdeel geworden van de sturingsgesprekken tussen directie en managers, en tussen managers en medewerkers. Ook zijn afspraken gemaakt met de collega's van Concern Control t.a.v. toetsing op kwaliteit.
• In 2024 ligt de focus op duurzame verankering van het werken met informatie en informatiebeheer in de organisatie, zodat ‘de Impuls’ via de reguliere processen wordt voortgezet.