Meer
Publicatiedatum: 04-10-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Bedrijfsvoering

Wat wil de provincie bereiken?

We werken aan een opgavegestuurde netwerkorganisatie die denkt en handelt vanuit de opgaven van Brabant, op basis van duidelijke rollen en toegevoegde waarde van de provincie als bestuurslaag tussen rijk en gemeenten, midden in de samenleving. Wij halen het beste uit onszelf én onze partners voor de toekomst van Brabant. In 2019 spant de organisatie zich in om flexibel mee te bewegen met de ambities van het nieuwe bestuur van de Provinciale Staten. De eerste periode van 2019 heeft de organisatie hiervoor de basis gelegd met de oplevering van een overdrachtsdossier en de voorbereidingen naar een nieuwe set programma’s die beter aansluiten op de opgaven waarvoor Brabant staat.

Algemene voortgang van het programma

'Beweging in de organisatie'

De werkzaamheden van het meerjarig traject ‘Beweging in de organisatie’ zijn inmiddels geland in de reguliere (bedrijfsvoerings)programma’s. Er blijft extra inzet nodig om de gewenste beweging te stimuleren en flexibiliteit te behouden. We organiseren ons werk in programma's en projecten. Daarbij maken we de stap naar een kleinere set aan programma's die nog beter aansluiten op de opgaven van Brabant. Hiermee is initieel extra inspanning gemoeid ten aanzien van de werkprocessen en de inrichting.

Opgavegestuurd werken

Er is geïnvesteerd in een gemeenschappelijk verhaal waarin de opgaven centraal staan. De organisatie heeft de gekozen leden van Provinciale staten een handreiking meegegeven met bouwstenen voor de ontwikkeling van een nieuw bestuursakkoord. Dit overdrachtsdossier bevat een schets van wat de organisatie ziet als de provinciale opgaven van vandaag en morgen. Dit zijn de vraagstukken waaraan wij samen met partners werken.

Ook in 2019 is ingezet op het ‘normaal maken’ van vernieuwend samenwerken, projectmatig en resultaatgericht werken, onder meer via het Festival van de Toekomst en de Brabantacademie. Tijdens het Festival van de Toekomst maken medewerkers kennis met nieuwe manieren van werken, worden ze uitgedaagd om actief nieuwe werkwijzen uit te proberen en worden kennis en ervaringen gedeeld.

Professionals met ruimte

De resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) laten zien dat de organisatie een goede werkgever is die boven het gemiddelde van onze branche scoort. Medewerkers zijn er trots op bij de provincie te werken en we scoren opvallend hoog bij het bieden van ontwikkelkansen. De verbeterpunten uit het MTO (intensiever samenwerken, meer kennisdeling en werkdruk verlagen) zijn opgenomen in projecten en reguliere werkzaamheden.
Daarbij is ook aandacht voor versterking van het Brabants netwerk van werkgevers en opleidings- en kennisinstituten.
Onze inspanningen om mensen een kans te geven met een afstand tot de arbeidsmarkt lopen door.

Keuzes rond in-, door- en uitstroom worden mede gebaseerd op inzichten uit de Strategische personeelsplanning. Het nieuwe bestuursakkoord en de komst van een nieuwe set programma’s zullen de nodige heroverwegingen vragen.

De eerste stappen die nodig zijn voor de inwerkingtreding van de Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) zijn succesvol genomen. Medewerkers zijn zich, mede door gerichte communicatie, meer bewust van de effecten van de wetswijziging. Door middel van trainingen wordt het management meegenomen in de veranderingen die dit met zich meebrengt.

Een organisatie die ondersteunt

Om te komen tot een nieuwe set van programma’s is veel voorbereidend werk verricht rond de bemensing, doorwerking in inrichting en processen en in de ondersteuning van de keuzes om te komen tot de nieuwe set.
Innovatie en dataficering krijgen in beleid en uitvoering meer aandacht, mede door de komst van de Chief Information Officer (CIO). De datavisie wordt in de tweede helft van 2019 aan PS voorgelegd en bouwt voort op de Agenda Digitalisering die in juni 2018 is vastgesteld. De processen om veiligheid van data en gegevens te beschermen, worden herijkt. Op basis van de inventarisatie van ‘Fit for future’ op ICT-gebied worden investeringen gepland.
Er is ten slotte intensief gewerkt aan de migratie van administratiesysteem SAP en de vervolgstappen voor de sourcing van ICT. Beide zijn complexe trajecten die in 2019 nog veel aandacht en inspanning vragen om de beoogde resultaten te bereiken.

Bedrijfsvoering op hoofdlijnen

Beroep op algemene middelen

  • Verwerken consequenties cao-akkoord: € 5,0 mln. voor 2019 tot € 8,0 mln. structureel
  • Bijstelling inkomsten verhuur nieuwbouw: € 126.000 structureel

Basis uitwerking bestuursakkoord 2019-2023

Bij het bestuursakkoord 2019-2023 zijn voor Bedrijfsvoering de volgende middelen toegekend:

  • Toevoeging OKB Bestuursakkoord: € 0,4 mln. voor 2019, € 12,2 mln. voor 2020, € 0,3 mln. voor de jaren 2021 en 2022 en € 0,2 mln. voor 2023.

Afwijkingen van prestaties

  • Leantraject en –activiteiten: bijstelling van de streefwaarde naar 60%
  • Tijdige betaling facturen: bijstelling van de streefwaarde naar 93%

Ontwikkelingen en onzekerheden

Verwerking van de gereserveerde middelen voor het Mobiliteitskader en Belonen op Maat in het Organisatiekostenbudget vindt plaats op basis van de realisatie en werkelijke inzet. Bij de Slotwijziging zal een bijstelling plaatsvinden op basis van de tot dat moment gemaakte afspraken voor Mobiliteitskader en Belonen op Maat.

Naar aanleiding van de cao afspraken worden de jubileumuitkeringen verlaagd. Hieruit volgt een incidentele uitbetaling van opgebouwde rechten. Op termijn leidt dit echter tot structurele besparingen. Bij de Slotwijziging zal de verwerking plaatsvinden op basis van de uitbetaling en besparingen.

Met het Persoonlijk ontwikkelbudget (POB) hebben de medewerkers de beschikking over een budget dat ze in een periode van 5 jaar kunnen inzetten voor ontwikkeling, opleiding en scholing. Gezien het meerjarige karakter van dit budget en het initiatief vanuit de medewerkers is de realisatie van het POB moeilijk te plannen. Bij de Slotwijziging zal een bijstelling plaatsvinden op basis van de realisatie.

We zijn bezig met het traject naar sourcing van de basisinfrastructuur ICT, waarbij de betreffende werkzaamheden uitgevoerd worden door een externe dienstverlener. Het moment en tempo van overgang van zelf uitvoeren naar uitvoering door de externe partij is afhankelijk van de af te spreken planning met de (nog te selecteren) dienstverlener.

Besluitvorming

Verloop begroting

 

Een specificatie van de besluitvorming vindt u hier.

Wat gaat de provincie daarvoor doen?

Beleidsnota Indicator 2019 Voortgang Voorstel
Doelstelling € (x 1.000) 117.789    
Prestaties        
Organisatieontwikkeling
In 2020 willen we als provincie een opgavegestuurde netwerkorganisatie zijn, van professionals met ruimte en een organisatie die optimaal ondersteunt. Zodat we meebewegen met de maatschappij en maatschappelijke vraagstukken op passende wijze oppakken. effect indicator streefwaarde    
Beweging in en verfrissing van de organisatie bewerkstelligen
Instroom, doorstroom binnen de provinciale organisatie en uitstroom % 20% Conform planning  
Minimaal gelijkblijvende gemiddelde leeftijd Gemiddelde leeftijd (jaar) < 49,6 Conform planning  
Flexibiliteit: De verhouding vast/flexibel personeel heeft een verhouding van 85/15 % capaciteitsbudget flexibele inzet 15% Conform planning  
De organisatie heeft minimaal …. leer-, werk- en participatiebanen Aantal fte 29 Voor op planning.
Het aantal participatiebanen bedraagt momenteel (begin juni) 65,51 fte, het aantal leer/werk-banen 2,67 fte.
 
In 2018 gaan we verder met het lean (slim en efficiënt) organiseren van de bedrijfsvoering processen % processen geraakt door leantraject of
-activiteit
75% Achter op planning. De afgelopen periode heeft in het teken gestaan van het bouwen van de set aan passende programma's. De komende periode wordt de inrichting hiervan opgepakt, waarbij vervolgens de processen op basis van het Lean-gedachtegoed worden ingericht. 60%
Tijdige afhandeling subsidies % tijdig afgehandelde subsidies > 95% Conform planning  
Tijdige afhandeling facturen % tijdig betaalde
facturen
> 95% Achter op planning. De implementatie en migratie van het administratiesysteem SAP is een complex traject, dat gedurende een korte periode tot vertragingen in het betaalproces kan leiden tijdens de overgang naar het nieuwe systeem. 93%

Financieel overzicht

Bedragen x € 1.000 begroting vastgesteld bijstelling (I, II en III) begroting bijgesteld
Lasten
Programma lasten 120.475 7.039 127.514
totaal lasten 120.475 7.039 127.514
Baten
totaal baten 120.475 7.039 127.514
saldo baten en lasten 0 0 0